miércoles, 31 de octubre de 2012

La intranet colaborativa, las personas y el silencio


Primero fue un repositorio compartido de información, y de ahí todos pasan a la intranet como concepto más ambicioso. Pero claro, la intranet necesita un entorno colaborativo de trabajo y se planifica su transformación en comunidad virtual... ¿Así de fácil? ¿Es suficiente con una adaptación tecnológica del gestor de contenidos o uno nuevo mucho más potente? Pues no, ojalá fuera sólo eso, pero ni mucho menos.

Foray lo tenía muy claro y en su libro The economics of knowledge establecía cuatro condiciones esenciales para conseguir que podamos intercambiar conocimiento de la mejor forma posible. El propio Clay Shirky se hace eco de dichas condiciones en su último libro Excedente Cognitivo. Merece la pena recordarlas ahora, una a una:
  • La primera condición de Foray es el tamaño de la comunidad. Esto es algo básico, a más gente, más intercambio y más generación y difusión de conocimiento.
  • La segunda es el coste del intercambio del conocimiento. Si el intercambio es sencillo, ágil y barato, podremos alcanzar a un mayor número de personas. Es en esta condición donde la figura de internet y las redes virtuales se erigen como protagonistas indiscutibles.
  • La tercera condición tiene que ver con la claridad del conocimiento que se comparte. La claridad ayuda a la difusión, a ampliar el tamaño y a conseguir que personas no tan expertas puedan colaborar en el intercambio de conocimiento.
  • La cuarta condición es crucial, y quizás es la que más se olvida en el día a día de las organizaciones y los grupos. Debe existir una cultura común basada en compartir, en la idea de que el conocimiento es de todos y que si lo difundimos, todo lo que conseguimos es positivo. Sin esa cultura, todo lo demás es inútil. 

Por ello, cuando queramos dar el paso de una intranet a una comunidad colaborativa online, primero es necesario analizar la cultura de la organización y comprobar si, para las personas que van a trabajar en esa comunidad, eso de compartir conocimiento y difundirlo se ve como algo normal o como una rareza. Antes de poner a punto el entorno online de trabajo, pregunta a las personas. El mundo está lleno de intranets y comunidades virtuales casi vacias, llenas de monólogos o silencios... ¿Y la tuya?


5 comentarios:

  1. Totalmente de acuerdo en la importancia de la cultura (lo que creemos que condiciona lo que pensamos, decimos y hacemos; ese especie de iceberg, como metáfora, en el que buena parte de lo que condiciona la vida organizacional no se ve) Porque las herramientas son, eso, herramientas.

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  2. Twitter, un ejemplo de colaboración, compartir y amabilidad en general, se llena también de gente que se aprovecha del trabajo de los demás, que "roba " información, que con tal de figurar copia enlaces, tuits, oculta fuentes. Afortunadamente cada vez es todo más transparente y se pilla a los mentirosos antes.

    El trabajo colaborativo exige también trabajo indivisual. Es otra cosa en la que hay que insistir. En las reuniones so se trabaja, se comparte, compara, aprende...

    Buena entrada.

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  3. Desde mi punto de vista para que una intranet colaborativa funcione lo primero es que se vea su utilidad. Si hago público un documento o una información a través de la intranet, me evito tener que estar enviándolo por e-mail a mis compañeros cada vez que alguien lo necesita.

    Como es verdad que no todo el mundo tiene esa cultura de compartir (seguramente hemos sido educados en otra cosa), es importante el ejemplo. Más importante que cantar las bondades de la colaboración, es que la gente vea lo útil (y divertido) que es trabajar de esta otra forma. Los que colaboran terminan sus tareas antes y mejor.

    Es decir, está bien preguntar antes, pero también ser capaces de demostrar con el ejemplo que la vida es más fácil utilizando esta herramienta.

    Luego, un matiz sobre las condiciones para el intercambio de conocimiento. La primera de ellas dice que a mayor número de personas en la comunidad más conocimiento. Eso es obvio, pero también es cierto que hay más probabilidades de que un entorno colaborativo funcione si la comunidad es más pequeña. Es más fácil introducir una herramienta en un departamento, donde la gente está más involucrada entre sí, que en toda la empresa.

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  4. Me gusta la frase con la que acabas el post "El mundo está lleno de intranets y comunidades virtuales casi vacías, llenas de monólogos o silencios". Imposible resumirlo de mejor manera.

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  5. Como te comenté en twitter la herramienta de la intranet, al final, como ocurre con muchas otras herramientas digitales, acaba siendo lo menos importante de la película. De tu post y mi experiencia como impulsora de una intranet corporativa a la que acceden 200 personas destacaría las siguientes cuestiones:
    - El cambio de cultura en lo que respecta a la gestión de la información es el primer paso. Es decir, cuando los que generan contenido en la Organización ven alguna ventaja publicando en la intranet es cuando empieza el cambio.
    - Para que la intranet funcione deben eliminarse sí o sí los caminitos alternativos y conservadores del "como se hacía antes". Los humanos somos comodones y no nos gusta cambiar, menos aún cuando llevamos tiempo haciendo las cosas de la misma manera.
    - Y finalmente, he comprobado que uno de los puntos que mejor funciona es cuando consigues convencer a los usuarios de la ubicación única y exclusiva de su información para consumo del resto. Cuando éstos comprenden que podrán abandonar los envíos masivos de correos electrónicos y que sólo deberán preocuparse de la versión de documentos que ellos publican en la intranet (la única vigente) entonces el cambio ya está en marcha.
    Gracias por hacernos reflexionar sobre algo que todos quieren, pocos cuidan y menos aún saben aprovechar.

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